电子合同与传统纸质合同的利弊分析

电子合同与传统纸质合同的利弊分析

(一) 签署传统纸质合同的弊端

1.签字、盖章过程繁琐，缺乏时效性

传统纸质合同签署的过程，需要合同双方签字、盖章，如涉及到企业法人还需要经历企业法人内部的审批流程、用章流程，再由一方签字、盖章后交由另一方签字、盖章，最后双方各持一份。从上述流程来看，传统纸质合同的签署过程繁琐，时间较长，影响签约的时效性。可能在签署的过程中，出现另一方反悔的情况，拒绝或拖延盖章，由此可能导致另一方损失。

2. 异地签署合同，邮寄成本高

传统的合同签署，目前的现状是多数都涉及到异地合作，签署合同的双方需要通过邮寄合同文本，方能实现双方对合同的签字、盖章的过程；如果涉及到境外合作，如果仍按传统合同的签署方式去邮寄，其单份合同的邮寄成本就高达上千元。尤其是在当今，异地合作、境外合作的情况日益普遍，所以传统合同签署的邮寄成本高就显得非常明显了。

3. 纸质合同管理成本高、查阅难

通过调查企业管理纸质合同的现状，中小型企业在管理纸质合同时存在两种模式，一种是混合管理，因合同数量较少，则由管理公章的员工同时管理合同；另一种是专人管理，因合同数量较大，占用办公场地广，必须由专人负责管理合同的整理、收集和保管。混合管理模式，对于合同管理往往不规范，容易出现遗失、混乱的情形，尤其是在涉及到员工离职交接的情况下，合同很难完整有序。这就无形中增加了查阅合同的难度，实践中往往存在从所有的合同中去逐份查找的情况，耗时耗力效果不佳；对于专人管理模式，合同管理的难度更大，合同的数量、种类复杂，需要专人负责且需要专门的场地进行保存，管理成本很高，尽管较混合管理模式而言，专人管理可能通过人为统计设定了查阅的索引，但实际查阅的难度仍然很大，合同的丢失、不完整问题仍很普遍。

4. 公章管理风险高，难度大

合同签署不得不考虑公章的管理问题，在企业的日常运营过程中，公章起到了至关重要的作用，合同的签署生效，加盖公章是必不可少的环节。往往企业在传统纸质合同签署过程中的盖章环节是设定了最为繁杂的程序的，部分企业还对管理公章设定了特有的规章制度。但对于公章的使用仍然是存在私自盖章的风险的，一旦公章被私自使用，对外是发生法律效力的，企业只能在对外承担责任后再向管理公章的相关人员追究法律责任。此等风险是企业极不愿意承受的，所以往往民营企业管理公章的人员均是企业实际控制人的亲属，但这不能从根本上解决私盖公章的问题。